Mikroütemezés: átok vagy áldás?

A naponta többszáz impulzus és elvégzendő feladat rengetegében jó rátalálni egy követhető rendszerre, ami növeli a produktivitásunkat, átláthatóbb állapotokat teremt, és még a stresszt is csökkenti. Kérdés, mennyire egészséges az úgynevezett microscheduling hosszútávon? Egyre többször veszem észre magamon, hogy mániákusan osztom a saját időmet egy húzós napon belül. Az egy dolog, hogy szinte minden reggelem úgy indul, hogy kacskaringós betűkkel bevésem a pontokba szedett to-do-listemet a szigorúan designer kivitelezésű füzetembe (mert ha valami egyértelmű szépség megengedett a napi robotban, akkor a nálam gyakran ezerszer menőbb outfitbe öltöztetett papírtermékek legyenek azok).

Azt is megszoktam már, hogy érzéki örömöt okoz, ha sűrű áthúzásokkal kiiktathatok az életemből egy-egy feladatot. Az évek során talán már azzal sem szerzek magamnak meglepetést, hogy ugyanazokat az elintéznivalókat írom át a következő napi listába annak érdekében, hogy egyet hajtva a notebookban, az áthúzottaktól megtisztulva keletkezzen egy tabula rasa, ahol esetleg kevesebb az elintéznivaló, de mindenképpen átláthatóbb a kiirthatatlan káosz. Mindez szigorú hadrendbe állított megnyugvás. Szabályosan követhető rendszer. Nettó mennyei szisztéma a munkamorál billentyűleütésekkel ékesített oltárán.

Ehhez képest a minap megtudtam, hogy vannak nálam sokkal elvetemültebb rendszerszeretők és időbeosztók. Na, nem mondom, hogy én a fenti tevékenységek alatt nem tervezem el, hogy az első elintéznivalót délelőtt 11-ig abszolválom, a közepével megleszek délután kettőre, és ha minden jól megy az utolsó címszavakat a listán este hat előtt húzhatom ki. (Full disclosure: sose ment még ennyire jól…) Szakaszokra bontom én is a napomat, mert csak így lehet túlélni az életet, örökösen ebben a felfoghatatlan feladattengerben fulladozva. A frusztráció kellős közepén jól jön, ha úgy érezzük, mi irányítjuk a napot. És pont ezt fejlesztették tökélyre egyesek az alábbi módon.

A microscheduling címszóval illetett hóbort – egyesek szerint viselkedési zavar -, amit magyarul fordítsunk mondjuk mikroütemezésnek, azt jelenti, hogy apró blokkokban tervezed meg a napjaidat. Azonban nem a fenti, szerintem még teljesen egészséges (ellenkezzen, aki mer…) fázisokban, hanem akár 10-15 perces, sőt 2 perces etapokra szeletelve. A negyedórás blokk lehet egy telefonhívás elintézése vagy három e-mail elküldése is, a kétszer hatvan másodpercbe pedig belefér a mosdó meglátogatása. Ez a módszer állítólag a produktivitást növeli, és egyre többen élnek is vele.

Mivel minden pillanatban több tucat impulzus ér minket – új e-mail, új telefonhívás, új Facebook értesítés, új Instagram lájk, új kérés a kollégáktól, új szívesség a családtagoktól, ebben az áradatban nagyon nehéz kimondottan egy feladatra koncentrálni. Folyamatosan azt érezhetjük: „csak gyorsan elintézem ezt meg azt, és akkor semmi sem állhat az utamba, biztosan tudok csak a nagyobb falatra összpontosítani”. Ebből aztán sosem lesz semmi, és egy sima, egy fordított alapon csapnak össze a fejünk felett a hullámok. Tény, hogy kevesebb a szétcsúszás esélye, ha elvárásokat támasztunk magunkkal szemben, ha pontosan tudjuk, hogy milyen ütemtervet kell követnünk az adott napon. Így a kávészünet vagy a tíz perces séta sem tűnik majd láblógatásnak vagy halogatásnak, hiszen előre eltervezett és szükséges pihenőidőként fogunk rá tekinteni.

A módszer egyébként leginkább a vloggerek, youtuberek és celebek között népszerű. Elaine Lui, egy pletykaoldal, a Laineygossip tulajdonosa például így él, és azt élvezi benne leginkább, hogy ezzel a technikával sokkal több mindent tud a napjába sűríteni. Hogy mi történik, amikor előbb kell elmennie a mosdóba mint a kitűzött negyed tizenkettes programpont, az homályos, az viszont tudható és kitalálható, mit érez, amikor valaki két percet késik az értekezletekről. Módszere mindenesetre kevés helyet hagy a spontaneitásnak.

Mark Walhberg, a népszerű színész is hasonlóan jár el, amikor előre helyet hagy az uzsonnának és zuhanyzásnak, természetesen kiszámított, áthághatatlan periódusokban. Ezt egyébként az Instagramján osztotta meg a rajongókkal. Nyilván a posztolásnak is megvan a maga ideje. A mánia hívei így előre tudják, mikor mivel fognak foglalatoskodni, és pszichológiailag könnyebb számukra, hogy az adott feladatra koncentráljanak. Ez állítólag a stresszt és az aggodalmaskodást is csökkenti. Tapasztalatból mondom, hogy van ebben igazság. Bár azt, hogy hosszú távon mennyire egészséges egy hasonló, túlzásba vitt rutin, valószínűleg személyiségtípusa válogatja.

A youtuber Casey Neistat szintén megszállott mikroütemező. Reggel ötkor kel, egy órán keresztül e-mailezik, három órán keresztül edz (na jó, maradjunk a maximum másfél óránál), tíz órát dolgozik, három órát a családjával tölt, még egy órát a munkájának szentel, végül éjjel egytől alvásra fordít négy óra hosszát. A szabadidő – és ezalatt értsük nyugodtan a bevásárlást is – számára ellenség, ezért állítólag teljesen kiiktatta a napjaiból.

Akik nem efféle elvetemült szabályokat állítottak fel maguknak, azok szabadabban kezelik az ütemezést, és tudatosan hagynak helyet a lecsendesedő szakaszokra. Esetleg háromórás etapokban gondolkodnak, és újra meg újra megtervezik a következő száznyolcvan percet. Sőt, teljesen természetesnek veszik, hogy rangsorolják a feladatokat, és megjelöljék a legégetőbb prioritásokat, hogy ezzel is elősegítsék saját maguk produktivitását. (Ezen a ponton kézfeldobással jelentkezem: én ugyanis neon kiemelőfilccel adok hangsúlyt a legfontosabb, mindenképpen elvégzendő pontoknak. Jó érzés néha rájönni, hogy a világon mindenki egyformán nemnormális.)

Mindezek után el sem tudom képzelni, milyen ütemterve lehet minden sikerek királynőjének, vagyis Beyoncé-nak, aki annyi mindenben teljesít a topon, hogy arról már bögrére nyomtatható netes bölcsesség és motivációs mantra is született, miszerint: “You have the same amount of hours in a day as Beyoncé.” Tény. A kérdés már csak az, hogy ő vajon betervezi-e (és ha igen, hány perces etapokban?) a pisiszüneteket a koncertturné hangtechnikájának kiválasztása és a merchandise termékek minőségi ellenőrzése közé.

Szerző: Fábián Barbara, forrás: The Guardian, Business Insider, képek: Unsplash.com